*گزارش نویسی در روابط عمومی

روابط عمومی و روزنامه نگاری به عنوان دو شاخه از علم ارتباطات کاملاً مکمل یکدیگرند و در حوزه علمی با هم پیوند ناگسستنی دارند، مطبوعات رکن چهارم دموکراسی و زبان مردمند و روابط عمومی ها نیز براساس برخی از تعاریف  (( آینه تمام نما)) اتاق شیشه ای یا پل ارتباطی سازمان می باشند که باید اخبار واطلاعات سازمان را از طریق رسانه ها در دسترس مخاطبان سازمان قرار دهند. از طرفی روابط عمومی ها در راستای وظیفه اطلاع یابی خود باید اطلاعات پیرامونی راجمع آوری و به تصمیم گیران مؤسسه ارایه کنند. بنابراین روابط عمومی ها در یک فرایند انتقال اطلاعات باید دو نوع گزارش تهیه و تدوین نمایند.

۱٫ گزارش هایی که با تحقیق وافکار سنجی وجمع اوری اطلاعات موثق وارایه آن به رئیس مؤسسه زمینه تصمیم سازی صحیح را فراهم  می سازد (گزارش اداری).

۲٫ گزارش هایی که روابط عمومی ها ضعف ها، قوت ها، مشکلات، مؤقعیت ها و کلاً اخبار واطلاعات سازمان را در قالب آن به مخاطبان سازمان ارایه می کنند تا با ایجاد فضای  همدلی وهمراهی، حرکت بسوی اهداف تسهیل شود. بنابراین لازم است کارشناسان روابط عمومی با شیوه تنظیم و تدوین هر دو نوع گزارش اداری ومطبوعا تی و کارکردهای خاص هر یک آشنا شوند.

گزارش اداری
واژه گزارش در اثار باقی مانده از دوره های قبل در معانی مختلفی بکار رفته است ولی آنچه امروزه گزارش نامیده می شود ترجمه لغت ((راپرت)) می باشد که در نوشته های دوره ناصری بیشتر به چشم می خورد و در سال۱۹۱۴ه  ش توسط فرهنگستان جایگزین همین واژه شده است، با این اوصاف و در یک تعر یف کلی می توان گفت گزارش اداری ارایه اطلاعات سازمان یافته یا نظر مشورتی در امری است که بر مبنای آن اتخاذ تصمیم اگاهانه امکان پذیر باشد.

 انواع گزارش اداری
گزارش های اداری را می توان با در نظر گرفتن نکات گوناگون از جمله نحوه ارایه، موضوع، زمان، شکل و جهاتی از این قبیل تقسیم بندی کرد اما طبق یک قاعده معمول و کاربردی بهتر است، گزارش های اداری را با توجه به محتوا و مضمون شان از یکدیگر متمایز سازیم  که در این صورت دسته بندی  شامل گزارش های اطلاعی، تحقیقی وتحلیلی خواهد شد.

۱٫ گزارش های اطلاعی: اینگونه گزارش ها بر اساس وقایع وحقایق تهیه و تنظیم می شود وگزارش گر پیش آمد ها وآمار وارقام را با ذکر جزییات در اختیار مخاطب قرار می دهد، بدون آنکه در مورد  آن به تحلیل و تفسیر بپردازد همچنین تقسیم بندی اطلاعات موجود در متن گزارش با رعایت اولویت مطالب وارایه آنها با نظم وترتیب خاص اهمیت فراوان دارد .گزارش های دوره ای (هفته ای-ماهانه) همچنین گزارش متصدی تولید یا فروش محصول و گزارش مربوط به پیشرفت کارها در بخش های ممختلف سازمان و اطلاعاتی از این قبیل که اغلب بدون توصیه وبطور مداوم ومرتب تهییه می شود در ردیف این نوع گزارش قرار می گیرد.

۲٫ گزارش های تحقیقی: گزا رش های تحقیقی بر پایه تحقیق و پژوهش استوارند. گاهی این گزارش ها پژوهشی است که گزارشگر در آن تحقیقات و کشفیات تازه خود را ذکر می کند در این حالت گزارش جنبه علمی وفنی دارد. مثلاً فلان دانشمند بر طبق تحقیقات خود گزارش می دهد که سرطان ناشی از فعالیت بعضی از سلول ها می باشد. گاهی هم گزارشگر علاوه بر اینکه یافته های تازه خود را مطرح می کند راه های استفاده از کشفیات خود را نیز بیان می کند. در این حالت گزارش های فنی نیست و جنبه اجرایی هم دارد.

۳٫ گزارش تحلیلی: در این تقسیم بندی گزارش های تحلیلی را کامل ترین نوع گزارش می نامند. چرا که آمیخته ای از گزارش اطلاعی و تحقیقی است در این گزارش ها از طرفی اطلاعات و تجربیات ارایه می شود و از طرف دیگر تحلیل و تفسیر مطالب در راستای حل مسائل و مشکلات مطرح می شود. این نوع گزارش ها معمولاً آینده را پیش بینی می کنند و بر اساس یافته های آن می توان پیشنهادهای علمی ارایه کرد – در واقع میدان عمل اینگونه گزارشها زمان گذشته، حال و آینده می باشد به همین دلیل استفاده از گزارش های تحلیلی معمول تر و متداول تر است و کاربرد بیشتری از دیگر گزارش ها دارد.

به عنوان مثال فرض کنید طرح ایجاد مجتمع صنعتی در یک منطقه پیشنهاد می شود، صدور مجوز و ایجاد این مجتمع صنعتی مستلزم یک  تحقیق تحلیلی می باشد به این صورت که موضوع از طرف کارشناسان بررسی می شود و آنها با جمع آوری اطلاعات و بررسی امکانات بالقوه در مورد آن منطقه به طور علمی و بر اساس تحقیقات اظهارنظر می کنند که این کار امکان پذیر است یا خیر.

گام نخست در تهیه گزارش اداری
گزارش نویسی مانند پیمودن یک راه عادی باید از جایی شروع ودر جایی دیگر پایان پذیرد. طبیعی است که هر گزارش روشنگر مطلبی باشد یا راه حل مشکلی را نشان دهد و این کار تنها با پژوهش و تحقیق عملی است. پس قدم اول در تهیه گزارش بعد از انتخاب موضوع دست زدن به تحقیق و جمع آوری اطلاعات می باشد. برای تحقیق شیوه های مختلفی وجود دارد که بسته به نوع موضوع برای جمع آوری اطلاعات از تکنیک های مختلفی استفاده می شود. در واقع اطلاعات مورد نیاز را می توان به وسیله پرسش نامه، مصاحبه، مشاهده و مطالعه جمع آوری کرد که هر یک مشخصه های خاص خود را دارا می باشد.

به عنوان نمونه جمع آوری اطلاعات از طریق مشاهده تا حدود زیادی نسبت به دیگر روش ها قابل اعتماد و صحیح تر می باشد ولی در عوض دشوار و وقت گیر است.  با اینکه جمع آوری اطلاعات از طریق پرسش نامه سریع و پر دامنه و کم هزینه می باشد ولی ممکن است به دلیل خود سانسوری شخص پاسخگو، اطلاعات حاصله با نظر واقعی او هماهنگ نباشد. در هر صورت بعد از اینکه اطلاعات جمع آوری شد این اطلاعات به همان شکل – به صورت بی منظم و در هم – قابل استفاده  نمی باشد و گره ای از کار نمی گشاید و هر اندازه هم که عمیق و دامنه دار باشد نتیجه مطلوب نمی دهد. به همین سبب مطالب و اطلاعات خام باید بر اساس اصول و قواعدی در کنار هم قرار گیرد.

شکل گزارش اداری
گزارش اداری از نظر شکل شامل سه قسمت است:

الف – بخش مقدماتی شامل: جلد، صفحه، عنوان، شناسنامه، پیشگفتار، فهرست مطالب و فهرست پیوست ها ( جداول، نمودار ها ).

ب- بخش اصلی شامل: مقدمه، متن و نتیجه.

ج- بخش پایانی شامل: پیوست ها، واژه نامه ها، نام نامه‌( فهرست اعلان و فهرست منابع و ماخذ ) بعد از اینکه غالب و شکل ظاهری گزارش را شناختیم باید بدانیم بخش اصلی گزارش که شامل مقدمه، متن و نتیجه می باشد از نظر محتوایی به چه صورت باید تنظیم شود.

۱٫ مقدمه گزارش : در مقدمه، گزارشگر موضوع را به طور دقیق توضیح می دهد که به مسئله از کدام زاویه نگریسته و در تهیه گزارش خود، تشریح چه مطالب اساسی را مورد نظر قرار داده است همچنین از روش و شکل تحقیق سخن به میان می آورد و در صورت لزوم به بیان موانع و دشواری هایی که در تهیه گزارش با آن روبه رو شده می پردازد. در  مقدمه همچنین می توان به تحقیقاتی که تاکنون درمورد موضوع مورد نظر  صورت گرفته و پاره ای از مسائل که حل نشده باقی مانده، اشاره نمود. در یک جمله اینکه ، گیرنده گزارش باید با خواندن مقدمه نسبت به موضوع اشراف و تسلط کامل را کسب نماید و با آمادگی و روشن بینی متن گزارش را دنبال کند.

۲٫ متن گزارش: برای تنظیم متن گزارش باید سعی شود بین مطالب متنوع و پراکنده ارتباط منطقی برقرار شود و هر یک از عناوین و مطالب در جای خود قرار گیرند، به طوری که خواننده در مسیر مستقیمی در بستر گزارش هدایت شود. چیدن مطالب و قرار دادن آنها در جای خود به طوری که خواننده در مسیر مستقیمی در بستر گزارش هدایت شود چیدن مطالب و قرار دادن آنها در جای خود به طوری که خواننده با اشتیاق و بدون سر در گمی مسئله رادنبال کند و مسائل برای او قابل لمس باشد را اصطلاحاً در گزارش نویسی ((فصل بندی)) می گویند که در تدوین متن گزارش اهمیت زیادی دارد و باعث می شود که خواننده راه خود را در انبوه مطالب مطرح شده پیدا کند و به راحتی و بدون سر در گمی اطلاعات مورد نظر را برداشت نمایند.

به عنوان نمونه اگر خواسته باشیم گزارشی در مورد سازمانی تهیه کنیم بعد از تحقیق و جمع آوری اطلاعات، باید اطلاعات را بر اساس اصولی در جای خود و در بطن گزارش قرار دهیم. فرض کنیم اطلاعاتی که ما در مؤسسه مورد نظر جمع آوری کرده ایم شامل: سازمان مؤسسه،  هدف و وظایف، تاریخچه و سابقه، نگاهی به آینده کار نیروی انسانی و گزارش فعالیت ها  می باشد که به خودی خود پراکنده و غیر منسجم می باشد و استفاده از آنها برای خواننده ملال آور. ولی با فصل بندی و اولویت دهی اطلاعات می توان متن گزارش را با گیرایی و در عین حال رسایی لازم تنظیم نمود.

در مورد همین مثال هم اطلاعات مربوط به تاریخچه مؤسسه را در فصل اول می آوریم چرا که خواننده در ابتدا باید با مؤسسه آشنا شود. اولویت بعدی اهداف و وظایف  مؤسسه می باشد که دلیل تشکیل مؤسسه را مطرح می کند در بخش های دیگر گزارش به ترتیب سازمان مؤسسه، کارد اداری، گزارش فعالیت ها و نگاه آینده از طرف مؤسسه را قرار می دهیم.

۳٫ نتیجه گیری: در مورد نتیجه گیری هم باید در نظر داشته باشیم که این بخش جنبه تفننی ندارد بلکه بر عکس باید طوری نوشته شود که بر ارزش و اعتبار گزارش بیافزاید همچنین نتیجه گیری باید با مقدمه هماهنگی داشته باشد و مطالبی که در متن گزارش آمده مورد تاکید قرار دهد.