روابط عمومی و تسهیل ارتباطات مردمی

بدون شک مهمترین وظیفۀ روابط عمومی هر سازمان ایجاد ارتباطات دوسویه است. اما دو نقش متمایز و قابل تفکیک آن در ارتباطات درون سازمانی و برون سازمانی، از میان سایر نقش ها، نمایان تر و بارزتر است. به لحاظ اهمیت غیرقابل انکار روابط عمومی در ارتباطات برون سازمانی و نیز ارتباطات مردمی، اشکال مختلف ارتباطات مردمی و مشکلات و مسایل‏ موجود را مورد بررسی قرار داده، به بحث پیرامون هموارسازی و تسهیل ارتباطات مردمی و نیز سازماندهی اینگونه ارتباطات در روابط درون سازمانی و برون سازمانی می‏ پردازیم.

به صورت کلی، روابط عمومی را اگر در یک کلام ‏”هنر مردمداری‏” بنامیم، شاید بهترین عبارت را دربارۀ آن به کار برده باشیم. به همین خاطر هم در گذشته نه چندان دور در بعضی از سازمان ها، از روابط عمومی به نام‏ “مردمسرا”  نام‏ برده شده است. از طرف دیگر، کنکاش در تعاریف روابط عمومی و تأمل در آنها، نشان می‏ دهد که غایت فعالیت های روابط عمومی، اقناع‏ مردم (به ‏ویژه مخاطبان سازمان مربوط) و جلب رضایت آنان‏ است. بنابراین، می توان گفت که در اصل، یکی از فلسفه ‏های مهم‏ ایجاد روابط عمومی، تنظیم روابط سازمان با مردم است و اگر سازمانی را بتوان بی ‏نیاز از ارتباط با مردم، تنظیم و سازماندهی آن تصور کرد، می توان مدعی شد که آن سازمان، نیاز چندانی به داشتن واحدی به نام‏ “روابط عمومی‏” ندارد. نتیجه آنکه روابط عمومی باید فعالیت های خود را براساس‏ “اقناع‏” مردم برنامه‏ ریزی کرده، پیوسته آرا و نظرات مردم را محور فعالیت های خود قرار دهد. برای این منظور، طراحی بخشی به نام‏ “ارتباطات مردمی‏” در واحد روابط عمومی، ضرورت دارد و می ‏توان چند هدف‏ عمده را در این زمینه خاطر نشان ساخت.(سفیدی،۱۳۷۶)

اهداف ارتباطات مردمی

الف) ارتباطات مردمی در شاخۀ دریافت پیشنهادها
ب) ارتباطات مردمی در شاخۀ پاسخگویی
عمده‏ ترین اهداف واحد ارتباطات مردمی در یک واحد روابط عمومی را می توان به شرح زیر فهرست کرد:
۱- ایجاد ارتباط حضوری و چهره به چهره بین مدیران‏ سازمان با مردم؛
۲- تکمیل فرآیند اطلاع رسانی به مردم و تبیین نقاط تاریک و پیام های ناگفته برای مردم؛
۳- رفع فوری بعضی از مشکلات مردم؛
۴- ایجاد ارتباط دوسویه با مردم، دریافت پس فرست‏ پیام های ارایه شده و ایجاد پس فرست که در نهایت، رضایتمندی و قانع شدن آنان را در پی دارد؛
۵- بسط و توسعۀ ارتباط بین مدیریت و کارکنان سازمان و ایجاد ارتباط چهره به چهره بین آنان و رفع بعضی از مشکلات‏ کارکنان؛
۶- ایجاد مجرای مناسب برای آشنایی با نقطه ‏نظرها، دیدگاه ها، پیشنهادها و مشکلات مردم.

سازماندهی ارتباطات مردمی

بی ‏تردید تأمین اهداف یاد شده، مستلزم طراحی‏ واحدی به نام‏ “ارتباطات مردمی‏” است تا بتواند ضمن‏ برنامه ‏ریزی و نظارت بر انجام آن، فعالیت های ارتباطات مردمی‏ را به مرحلۀ اجرا بگذارد. بنابراین، در طراحی تشکیلات، نظر به‏ اهمیت فعالیت های ارتباطات مردمی در روابط عمومی باید یک‏ بخش مستقل برای آن منظور شود. واقعیتی که متأسفانه در حال حاضر کمتر مورد توجه قرار گرفته است و اگر نمودار تشکیلاتی روابط عمومی سازمان های دولتی را مطالعه کنیم کمتر به این ضرورت مهم‏ برخورد می ‏کنیم. ضمن اینکه باید توجه داشت ‏”ارتباطات‏ مردمی‏” صرفاً پاسخگویی به تلفن ها و یا پاسخ به چند نامه‏ نیست، بلکه‏ “ارتباطات مردمی‏” ایده‏ آل، باید بتواند به اهداف‏ مورد نظر، جامۀ تحقق بپوشاند. در این بخش از بحث، با توجه به اهمیت سازماندهی بخش‏ ارتباطات مردمی، شما را با اشکال گوناگون ارتباطات مردمی‏ آشنا می ‏کنیم.(همان)

ابعاد ارتباطات مردمی

مهمترین اشکال ‏”ارتباطات مردمی‏” که روابط عمومی باید آنها را در برنامۀ سالانۀ خود منظور کند، عبارتست از:
الف- ارتباطات مردمی درون سازمانی
۱- ترتیب دادن جلسات عمومی: از راه های نزدیکی کارکنان و مدیریت و ایجاد همدلی بین این دو، ترتیب دادن جلسات ملاقات عمومی کارکنان با مسئولان مؤسسه است. در این جلسات مسئولان مؤسسه، وظایف مربوط به خود را توضیح می دهند و در پایان به پرسش های کارکنان، پاسخ لازم ارایه می شود. هدف عمده از این اقدام، تنویر افکارعمومی درون سازمانی، آشنایی بیشتر کارکنان با امور جاری مؤسسه و تقویت وحدت اعضای مؤسسه است. در این جلسات، ابتدا مسئولان اداری و سپس سایر مسئولان سازمان با حضور خود، به پرسش های کارکنان پاسخ می دهند.برگزاری جلسات پرسش و پاسخ بین کارکنان و مدیریت، یکی از شیوه های مهم ارتباطات درون سازمانی است؛ این شیوه معمولاً به دو شکل تحقق‏ می ‏یابد: اول آنکه، هر یک از کارکنان به‏ طور انفرادی با رییس‏ سازمان مربوط ملاقات می کند و دیدگاه ها و مسایل خود را با وی‏ در میان می ‏گذارد. دوم آنکه، در نشستی عمومی پس از آنکه مسئولان به بیان کلیات پرداختند و این خود می تواند پاسخ به بعضی از سؤالات را در بر داشته باشد، کارکنان سؤالات شان را به طور کتبی یا شفاهی طرح می ‌کنند تا مسئولان سازمان پاسخ های لازم را بدهند.

در این مراسم، تهیۀ تراکت هایی با مضمون ضرورت احساس مسئولیت کارکنان در قبال سازمان توصیه می شود. باید قبل از آغاز رسمی جلسه، برگ های مربوط به پرسش از طرف روابط عمومی بین کارکنان توزیع شود و مسئولان روابط عمومی، جلسه را با انضباط ویژه ای اداره کنند. ارزیابی تأثیرات اینگونه جلسات در افکارعمومی کارکنان، نشانگر اثربخشی بسیار زیاد آن در جلب رضایت کارکنان و ارتقای میزان خشنودی شغلی آنان است.
۲- شیوۀ مؤثر دیگر، برگزاری جلسات آزاد بین‏ کارکنان و مدیریت است که از آن به سکو یا تریبون آزاد یاد می شود. در این شیوه، روابط عمومی با صدور اطلاعیه‏ ای از کلیۀ کارکنان داوطلب درخواست می کند تا در صورت تمایل در جلسۀ بحث آزاد شرکت کنند. آنگاه با اعلام قبلی، جلسه را در یک روز معین برگزار می کند. یکی از ویژگیهای عمدۀ این جلسات، ادارۀ آن به وسیلۀ خود کارکنان است و معمولاً این کار با انتخاب یک فرد از بین‏ کارکنان به عنوان دبیر جلسه صورت می ‏گیرد. در این جلسات، هر یک از کارکنان به ‏طور آزاد و شفاهی نقطه ‏نظرات خود را مطرح می‏ سازد و مسئول مربوط، پاسخ لازم را می‏ دهد.
۳- حضور مدیران در بین کارکنان در حین کار و صرف غذا و بدون اطلاع قبلی نیز می تواند به عنوان یک شیوۀ شایان توجه مدنظر قرار گیرد.
۴ـ «بولتن بُرد» یا «لوحۀ اخبار»: منظور از «بولتن بُرد» یا «لوحۀ اخبار»، تابلو یا تخته ای است که معمولاً از طرف روابط عمومی در نقاط پر رفت و آمد سازمان که دارای دید مناسب نیز باشد، نصب می شود و در روی آن، مطالب مورد نظر برای مطالعۀ کارکنان قرار داده می شود. «بولتن تخته ای» معمولاً شامل بخش های مختلف یک نشریه به صورت خیلی کوتاه است که بیشتر با روزنامه دیواری مشابهت دارد. این نوع بولتن می تواند مصور باشد، با این حال، به خاطر محدودیت فضا، بایستی در حد ضرورت از آن استفاده شود. «بولتن برد» اگر در داخل قفسه شیشه ای باشد، از حفاظ بهتری برخوردار خواهد شد. برای بولتن برد بایستی افراد معینی را گمارد تا مطالب آن را تهیه کنند، ضمن اینکه مشارکت دادن کارکنان در تهیۀ مطالب می تواند بر گیرایی آن بیفزاید.
۵- دریافت پیشنهادهای کارکنان:شیوۀ دیگری که در ارتباطات مردمی می ‏توان در نظر داشت، دریافت پیشنهادهای کارکنان است. شیوۀ مورد نظر در این راه، کاربرد «نظام پیشنهادهای‏ کارکنان» است. در این نظام هدف، بهره ‏مندی سازمان از پیشنهادهای کلیۀ کارکنان است.

دسترسی به پیشنهادهای کارکنان ـ که در واقع انبوهی از ایده ها و نظرات به صورت رایگان است ـ می تواند سازمان را از پشتوانۀ فکری قوی و انبوه بهره مند سازد. از آثار چنین اقدامی، تقویت حس مشارکت و احترام به خود در کارکنان است. در این خصوص، باید از کلیۀ پیشنهادهای کارکنان استقبال کرد، به پیشنهادهای غیر قابل قبول، به طور مکتوب (ضمن تقدیر و تشکر) پاسخ منطقی داد و به پیشنهادهای قابل قبول براساس درجۀ اهمیت پاداش قایل شد. برای سازماندهی پیشنهادهای کارکنان، راه ‏اندازی‏ کمیتۀ مرکزی و اجرایی ویژۀ این کار برای دریافت منظم و مستمر پیشنهادها، ارزیابی پیشنهادها در گروه های کارشناسی‏ راه‏ اندازی شده برای این منظور، پیگیری اجرای‏ پیشنهادهای مورد قبول و تقدیر از پیشنهاددهندگان ضروری‏ است.

در “نظام پیشنهادهای کارکنان‏”، پیشنهادها پس از بررسی در کمیتۀ اجرایی و تأیید آن در گروه های کارشناسی، از طریق کمیتۀ مرکزی به بالاترین مقام سازمان قابلیت اجرایی پیدا می کند. افزایش بهره‏ وری فکری کارکنان و نیز بهره ‏وری سازمان و وجود جو تفاهم، از جمله ثمرات کاربرد این نظام در سازمان ها توسط روابط عمومی است و ضرورت دارد که دبیرخانۀ نظام‏ پیشنهادی کارکنان در روابط عمومی مستقر شود.ضمن اینکه روابط عمومی می تواند در پایان سال، کتاب «پیشنهادهای کارکنان» را منتشر سازد و با برگزاری‏ مراسمی به چند تا از پیشنهادهای مهم و مؤثر با حضور خانوادۀ پیشنهاددهندگان، هدایای ویژه ‏ای تقدیم کند. این روش، یکی از شیوه های مهم در «مدیریت مشارکتی» محسوب می شود و گویای اهمیت و کارکرد شایان توجه روابط عمومی در بحث مشارکت است. بدیهی است در حال حاضر، شیوه های جمع‏ آوری‏ پیشنهادها، در اکثر روابط عمومی ها کارآیی لازم را ندارد؛ چرا که پراکندگی مراکز دریافت پیشنهادها، عدم پیگیری برای‏ اجرای پیشنهادهای مهم، عدم قدردانی لازم از پیشنهاددهندگان و گهگاه وجود صندوق های متعدد برای‏ دریافت آنها بدون ایجاد تسهیلات و وجود برگ های‏ مشخص، میل به ارایۀ پیشنهاد را در کارکنان از بین می‏ برد. باید توجه داشت که تصمیمات چنین مرکزی باید با امضای بالاترین مقام سازمان جنبۀ اجرایی پیدا کند.
۶ ـ راهنمایی ارباب رجوع: ارایۀ اطلاعات ابتدایی و مقدماتی به ارباب رجوع و راهنمایی آنان برای دسترسی آسان و سریع به اطلاعات یا افراد مورد نظر، یکی از وظایف روابط عمومی است که دارای ماهیت دوگانه است، ولی چون در داخل سازمان صورت می گیرد و در بعضی موارد، به خود کارکنان سازمان نیز ارایۀ خدمت می کند، جزو وظایف درون سازمانی لحاظ شده است. در بعضی از سازمان ها، مشاهده می شود از افرادی برای این منظور استفاده می شود که خشونت و سختگیری از بارزترین ویژگی ظاهری آنهاست، در حالی که برعکس باید از افرادی در این قسمت بهره گرفته شود که دارای حُسن رفتار، آشنا به وظایف و تشکیلات سازمان، صبور، خوش برخورد و آشنا به آداب ارتباط با مردم باشند. ضمن اینکه، باید در این بخش، از برگ های ویژه استفاده کرده و ترجیحاً اطلاعات مکتوب به ارباب رجوع داده شود تا او بتواند در اسرع وقت، به فرد و یا اطلاعات مورد نظر دست یابد.
۷ـ مشارکت در غم و شادی: روابط عمومی در داخل سازمان باید سعی کند تا به نحو ممکن حضور خود را به هر یک از کارکنان نشان دهد؛ افزون بر موارد استثنایی که روابط عمومی می تواند براساس ماهیت خاص خود به کارکنان کمک کند؛ ارسال پیام های تبریک و تسلیت، ارسال پیام به هنگام بازنشستگی همکار و ارسال پیام تبریک به مناسبت سالروز تولد کارکنان، می تواند نمونه هایی از مشارکت روابط عمومی در غم و شادی کارکنان باشد. برای مثال، روابط عمومی می تواند با همکاری امور اداری، روز و سال تولد هر یک از کارکنان را مشخص کرده و سالروز تولد هر یک را در یک روز تولد، طی نامه ای به کارمند و خانواده اش تبریک گوید. مثال دیگر، انتصاب مدیران جدید یا انتقال کارکنان جدید از سازمان های دیگر به یک سازمان است که در هر مورد، روابط عمومی می تواند با یک پیام تبریک، حس همکاری او را با روابط عمومی ایجاد و یا تقویت کند.
۸ـ نصب تابلو اعلانات: استفاده از «تابلو اعلانات»، یکی از روش ها و فنونی است که روابط عمومی ها می توانند با استفاده از آن، نسبت به اطلاع رسانی به کارکنان از این طریق اقدام کنند. در تابلو اعلانات، با نصب اطلاعیه ها، بیانیه ها و تصویر اخبار مهم سازمان یا عکس های طرحها، می تواند کارکنان را در جریان امور سازمان قرار داد. رعایت اصل اختصار در مطالب مورد نظر برای نصب در تابلو اعلانات و تعویض به موقع محتویات تابلو ضروری است. نصب این تابلوها باید در محلی باشد که در آنجا عبور و مرور بیش از هر جای دیگر می باشد. همچنین روی تابلوها باید به مقدار کافی روشنایی بتابد و تابلوها طوری نصب گردد که در افق دید خوانندگان قرار گیرد. نه پایین سطح دید آنها باشد و نه بالای سطح دید آنها.(کاتلیپ،۱۳۵۰)
۹ـ راه اندازی روزنامۀ دیواری کارکنان: یکی از راه های واداشتن کارکنان به نوشتن و مشارکت در کارهای تولید اطلاعات هنری، راه اندازی «روزنامۀ دیواری» است. برای این منظور، باید تابلوی مناسبی را در نظر گرفت و آن را به قسمت های مختلفی که باید از هم تفکیک شوند، تقسیم کرد. در مرحلۀ بعد، مسئولان روزنامۀ دیواری، باید اول وقت هر روز، پس از دریافت مطالب مختلف از کارکنان، آنها را گزینش و پردازش کرده و به نام ارایه دهنده در روزنامۀ دیواری نصب کند. برای مثال، عناوینی مثل «پیشنهاد برای بهبود امور جاری سازمان» و یا اظهارنظر در مورد «مهمترین وظیفۀ جامعه» می توانند در رشد فکری کارکنان مؤثر واقع شوند. توصیه می شود روابط عمومی، در پایان هر ماه ضمن تقدیر کتبی از کلیۀ افرادی که به روزنامۀ دیواری مطلب داده اند، نویسندگان مطالب برتر را در روزنامۀ دیواری معرفی کرده و جوایزی را به آنان اعطا کند. همچنین توصیه می شود یکی از عناوین روزنامۀ دیواری «خلاقیت های فرزندان کارکنان» باشد تا این اقدام، تأثیرات خود را به درون خانوادۀ کارکنان نیز بکشاند.
۱۰ـ تهیۀ متون سخنرانی: تهیۀ متن نهایی سخنرانی مسئولان برای ایراد در مجمع عمومی بایستی با مدیریت روابط عمومی صورت گیرد. از دلایل عمدۀ این اقدام، آشنایی روابط عمومی به مسایل و موضوعات مورد توجه افکارعمومی و توانمندی در تهیۀ متنی است که بیشترین آثار ارتباطی را در پی داشته باشد.(همان منبع،۱۶۱) همچنین از رؤسای روابط عمومی خواسته می شود که مطالبی را برای گنجاندن در یک متن سخنرانی تحقیق و تتبع کند و یا یک طرح کلی برای یک سخنرانی تنظیم نماید و گاهی هم از او توقع دارند یک متن کامل سخنرانی تهیه و تنظیم کند. پس ادارۀ روابط عمومی در هر مؤسسه و یا سازمان باید همواره برای تهیۀ سخنرانی آمادگی داشته باشد و دایماً مطالب مناسب و اطلاعات سودمندی جهت سخنرانی های آتی جمع آوری نماید.(کاتلیپ،۱۳۱:۱۳۵۰) برای نوشتن متن سخنرانی، داشتن «آگاهی های روز» برای نویسندگان چنین متونی ضروری است، این است که اهمیت آشنایی دست اندرکاران روابط عمومی با فن نویسندگی بیشتر روشن می شود.
۱۱ـ پیگیری ویژه برای رفع مشکلات کارکنان: یکی از اقداماتی که روابط عمومی می تواند برای کمک به کارکنان انجام دهد، انجام پیگیری ویژه برای رفع بعضی از مشکلات ویژه و اضطراری کارکنان است. به همین منظور، باید روابط عمومی سازماندهی متناسبی را انجام دهد. یکی از راه های این کار، که می تواند مکمل برگزاری جلسات ملاقات عمومی کارکنان با مسئولان سازمان باشد، در اختیار گذاشتن شماره تلفنی است که کارکنان بتوانند مسایل و موضوع های مورد نظر خود را با مدیریت در میان بگذارند. آنگاه روابط عمومی باید ضمن نگهداری نسخه ای از موضوع مطروحۀ کارکنان، در برگ ویژه خلاصۀ موضوع را همراه با ارایۀ پیشنهاد در اختیار بالاترین مقام سازمان قرار دهد تا نظر نهایی توسط مدیریت عالی سازمان برای اجرا طرح شود. این اقدام برای جلب رضایت عمومی کارکنان و ایجاد حسن ارتباط درون سازمانی، بسیار مؤثر است.

ب- اشکال ارتباطات مردمی برون سازمانی:

با تأکید بر این نکته که در واقع کلیۀ شیوه های ارتباطات‏ درون سازمانی در ارتباطات مردمی برون سازمانی نیز صرفاً با تعویض نوع مخاطب، قابل اعمال است؛ باید گفت که در این‏ مطلب، شیوه های معمول و کاربردی مورد توجه قرار گرفته‏ است. افزون بر عمده ‏ترین شیوه های ارتباطات مردمی‏ درون سازمانی که در بالا مورد اشاره قرار گرفت، حضور مدیران در بین کارکنان در حین کار و صرف غذا و بدون اطلاع‏ قبلی نیز می تواند به عنوان یک شیوۀ شایان توجه مدنظر قرار گیرد.

برکنار از شیوه های ارتباطات مردمی درون سازمانی، اهم شیوه های مرسوم برون سازمانی در زیر می ‏آید:
برگزاری جلسه با هر یک از اقشار مردم: بی ‏تردید،هیچ خدمتی وجود ندارد که به نحوی یکی از قشرهای مردم را تحت تأثیر قرار ندهد، لذا در برنامه ریزی ارتباطات‏ باید هر یک از آنان را در نظر گرفت. ضمن اینکه‏ باید توجه داشت که هر سازمانی صرف نظر از توجه به کلیۀ‏ قشرها، به‏ طور ویژه نیز مخاطبان خاص خود را در برنامه ریزی ارتباطی ملحوظ می دارد. مثلاً وزارت‏ فرهنگ و ارشاد اسلامی علاوه بر اینکه از یک دیدگاه به همۀ مردم‏ خدمات عرضه می کند، برای قشرهایی نظیر هنرمندان، روزنامه ‏نگاران، دست‏اندرکاران ادارات روابط عمومی دولتی و خصوصی، ناشران، نویسندگان، کانون های تبلیغاتی و انتشاراتی، جهانگردان و موسیقی‏ دانان، که در واقع مخاطبان خاص این‏ تشکیلاتند، باید برنامۀ ارتباطی ویژه‏ای را طراحی نماید.(سعیدی،۵۶:۱۳۸۷) روابط عمومی هر سازمان پس از اینکه مخاطبان خود را به‏ دو دستۀ عام و خاص تقسیم کرد، باید تقویم ارتباطات مردمی‏ برون‏ سازمانی خود را بنویسد و معلوم کند که هر یک از اقشار چه زمانی و با چه کسی باید دیدار کنند؛ یک توصیه در این‏ باره، منظور کردن مناسبتها در تقویم یاد شده است. مثلاً می توان‏ جلسۀ روزنامه‏ نگاران با وزیر ارشاد را در ۱۳ اردیبهشت روز جهانی مطبوعات برگزار کرد. در این نوع جلسات، معمولاً برگ های ویژۀ پیگیری نیز بین‏ حاضران توزیع می شود تا اگر نظر یا مسئله‏ ای دارند، آن را به‏ طور خلاصه بنویسند. در این نوع برگ ها، جایی هم برای دستور مسئول مورد نظر در نظر گرفته می شود. ضمن اینکه روابط عمومی می تواند برای بهره ‏برداری بیشتر از این جلسات‏ پرسشنامه‏ هایی را نیز برای سنجش افکار هر یک از اقشار طراحی و همان جا اطلاعات لازم را بدست آورد.
ارتباطات مردمی تلفنی: از شیوه های مرسوم و مؤثر در ارتباطات برون سازمانی، اختصاص یک یا چند شمارۀ تماس برای ارتباط تلفنی مخاطبان با روابط عمومی است. این شیوه به مخاطب امکان می‏ دهد تا هر زمان که بخواهد در صورت‏ تمایل از طریق تلفن، دیدگاه های خود را دربارۀ مسایل مربوط به سازمان مطرح سازد. روابط عمومی باید علاوه بر توجه موردی به آن دیدگاه ها، در پایان یک دورۀ معین مثلاً ماهی یک بار، تماس های تلفنی و محتوای پیام های مردمی را تجزیه و تحلیل و ارزیابی کند و پس از پردازش دیدگاه ها، ماحصل تحلیل ها را در اختیار مدیر یا مدیران سازمان قرار دهد.
ارتباطات مردمی مکاتبه ‏ای: یکی دیگر از شیوه های ارتباط برون سازمانی مطالعۀ نامه ‏های رسیده و تهیۀ پاسخ دقیق و صحیح برای آنهاست و سرانجام، مسایل و مشکلات مطرح شده در نامه های ارسالی را در قالب گزارشی تحلیلی در اختیار مدیر سازمان قرار دهد.
حضور مدیران در بین مخاطبان خاص:زمانی که از مخاطبان خاص دعوت به عمل می آید و امکان برقراری ارتباط مستقیم و رو در رو بین مدیران و این دسته از مخاطبان ایجاد می شود، تأثیر مثبت و سازنده ای در پیشبرد کارها صورت می گیرد. باید افزود که شیوۀ دیگر ارتباطات مردمی برون‏ سازمانی، حضور مدیران در بین مخاطبان خاص است که حتی‏ تأثیر مثبت آن بیشتر از شیوه های قبلی است. در این صورت فرصت پرسش وپاسخ به صورت دفعه ای و بدون هماهنگی های قبلی نیز می تواند در برنامه گنجانده شود. در بین چهار شیوۀ اخیر، در شیوه های یک و چهار، پس فرست آنی وجود دارد، ولی در دو شیوۀ دیگر، ایجاد پس فرست منوط به اقدامات بعدی روابط عمومی بوده و در درازمدت ممکن می شود.

عصر پویا