سندروم جلسه‌زدگی قاتل بهره‌وری در یزد

در حالی که یزد به‌عنوان نماد نظم، تلاش و بهره‌وری شناخته می‌شود نشانه‌های گسترس سندورم جلسه در ساختار اداری با نشست‌های بی‌ثمر و گفت‌وگوهای بی‌انتها بهره‌وری را به حاشیه رانده و نگرانی‌ها درباره آینده توسعه پایدار این استان را افزایش داده است.
جلسه در ذات‌ خود ابزاری برای هم‌افزایی است اما در بسیاری از سازمان‌ها به یک دام تبدیل شده است. جایی که انرژی، تمرکز و حتی روحیه افراد به‌جای ساخته‌شدن در مسیر روزمره تضعیف و فرسوده می‌شود. سندروم جلسه‌زدگی یکی از بیماری‌های پنهان سازمان‌های امروزی به‌ویژه در استان یزد است، بیماری که کمتر جدی گرفته می‌شود اما تأثیر آن بر بهره‌وری و فرهنگ‌سازمانی به‌مراتب عمیق‌تر از آن چیزی است که در ظاهر به نظر می‌رسد.امروز در بخشی از سازمان‌ها و بدنه مدیریتی و تصمیم‌ساز استان یزد شاهد برگزاری جلسات و دید و بازدیدهایی هستیم که بیشتر شبیه به آیین حضور هستند تا ابزار تصمیم‌گیری و پیگیری که در این چرخه معیوب، تکرار بی‌پایان موضوعات بدون رسیدن به نتیجه عملی از یک جلسه به جلسه دیگر منتقل می‌شوند.

توهم مدیریت موثر؛ جلسه مهم‌تر از کار مردم است

سندروم جلسه‌زدگی وابستگی بیمارگونه تصمیم‌ها به گفت‌وگوهای طولانی را به همراه دارد و مدیران میانی بیشترین قربانیان این سندروم هستند، آن‌ها مجبورند از بالا و پایین سازمان در جلسات متعدد شرکت کنند و مدیری که نه فرصت رهبری دارد و نه فرصت فکرکردن تنها به یک واسطه در زنجیره جلسات تبدیل می‌شود آن هم جلساتی که اطلاع‌رسانی پیرامون آن در استان به چند عکس یادگاری و کلی‌گویی محدود شده است.وقتی مدیران مدام در جلسات هستند، تیم احساس می‌کند که رها شده است، اجرای تصمیم‌ها به تعویق می‌یوفتد، پشتیبانی لازم به‌موقع صورت نمی‌گیرد و اعتماد تیم به رهبری کاهش پیدا می‌کند.جلسه زدگی مدیران یک پیام ناخودآگاه به تیم ارسال می‌کند و اینکه جلسه مهم‌تر از تسهیل کار شما و مردم است.از این‌ رو مدیران ارشد گرفتار یک توهم می‌شوند که اگر جلسه زیاد برگزار می‌کنیم یعنی در حال مدیریت مؤثر هستیم و این توهم خطرناک است چون باعث می‌شود کنترل به‌جای رهبری بنشیند و مدیران ارشد به‌جای ترسیم چشم‌انداز، درگیر جزئیات و حواشی روزمره جلسات می‌شوند.

فرهنگ اقدام جای خود را به حرف زدن می‌دهد

سندروم جلسه‌زدگی به مرور فرهنگ‌ سازمانی را تغییر می‌دهد، فرهنگ اقدام جای خود را به حرف‌زدن می‌دهد و نتیجه‌گرایی جای خود را به حضور در جلسه خواهد داد که در این میان استعدادهای چابک و خلاق احساس خفگی کرده و سازمان را ترک می‌کنند.جلسه حس امنیت و کنترل کاذب می‌دهد، بهانه‌ای برای به تأخیر انداختن تصمیم‌های سخت است و در بسیاری از سازمان‌ها جلسه به‌عنوان اثبات کارکردن تلقی می‌شود به همین دلیل حتی مدیران باتجربه هم ناخودآگاه به دام می‌افتند.رصد خروجی و اخبار مرتبط با نیمی از برنامه‌ها نشان می‌دهد امروز در استان یزد بیش از همیشه نیازمند بازطراحی هدف جلسات هستیم و هر جلسه باید یک خروجی مشخص و قابل‌ اندازه‌گیری داشته باشد و نقش‌ها شفاف باشند و دستور جلسه از قبل در اختیار همه باهدف افزایش بهره‌وری قرار گیرد.

شاخص‌های شفاف برای کاهش تعداد جلسات تعریف شود

پیشنهاد می شود به جای جلسات تکراری و کلیشه، ابزارهای دیگری از جمله اسناد هوشمند برای هماهنگی به جای تکرار شفاهی، ابزارهای دیجیتال مدیریت پروژه برای اطلاع‌رسانی وضعیت، تصمیم‌گیری غیر همزمان و همسو که وقت همه را آزاد می‌کند و ارزش‌گذاری روی اقدام و خروجی نه حضور فیزیکی در جلسات مورد توجه قرار گیرد و شاخص‌های شفاف برای کاهش تعداد و زمان جلسات تعریف شود تا یزد بتواند در مسیر بهروری به عنوان یکی از اهداف مهم توسعه حرکت کند.
(Visited 1 times, 1 visits today)